O processo de digitalização engloba a conversão de documentos em papel físico ou foto para uma imagem digital através de um scanner. Esta tecnologia possibilita o armazenamento de grandes volumes de documentos em um meio digital. Usualmente CD-R, ou DVD-R.
Os serviços de digitalização podem ser executados nos birôs da EBS Soluções Digitais para onde o cliente envia seus documentos ou "in site", isto é, nas instalações do próprio cliente, onde montamos um birô, fornecendo equipamentos e mão-de-obra especializada para a realização dos serviços.
No processo de digitalização são desenvolvidas as seguintes atividades/etapas:
Preparação: os documentos passam por um processo para os tornarem aptos a digitalização. Esta tarefa engloba atividades como retirada de todos os clipes, grampos, ou qualquer elemento que prejudique o acesso do documento ao scanner.
Digitalização: esta é a etapa de colocar o documento no scanner e a partir daí gerar a imagem digital, disponibilizando-a para uma posterior pesquisa, de forma rápida e objetiva.
Indexação: o documento que foi digitalizado ganha uma identidade, para possibilitar que o acesso a este documento seja rápido e preciso.
Controle de Qualidade: todas as imagens geradas a partir do processo de digitalização são revisadas, a fim de se verificar se as mesmas estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto.
Vantagens:
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Agilidade na consulta de documentos
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Diminuição de custos com armazenagem
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Liberação de espaço fisico
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Rapidez no atendimento dos clientes internos e externos de sua empresa
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Ganho em produção
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